Q.Studioの標準フォームをformrunやGoogleフォームの埋め込みに切り替えると、移管や漏えい対策で何が変わりますか？

たとえば、自社のWebサイトをStudioからWordPressや別の静的サイト環境へ移管する場面を考えてみます。サイトのデザインや記事データを引っ越すとなると、設置していたformrunのフォームまで最初から作り直さなければならないのか気になりますね。

formrun側で作成したフォームそのものを作り直す必要はありません。移管先のCMSやHTML環境がiframeの埋め込みに対応していれば、同じフォームをそのまま新しいページでも使い続けられます。

ただし、サイトの引っ越しに伴って作業がゼロで済むわけではありません。移管によってドメインやページのURLが変わる場合、コードを貼り直すだけでなく、formrunの設定画面で新しい移管先URLを追加登録しなければなりません。プロトコルの「https」や「www」の有無も含め、完全なURLを登録しないと送信時にエラーが発生します。

Googleフォームも考え方は同じです。フォーム側で取り出したHTMLをウェブサイトやブログに貼って表示する仕組みで、Studioもこの方式で埋め込めます。移管先がHTMLの埋め込みに対応していれば、既存のフォームを引き続き使えるでしょう。ただ、移管先のサービスによってはHTMLを自由に置けない場合もあるので、移る前にそこだけは確かめておきたいところです。

移管後は、新しいサイトでテスト入力と送信をやり直します。Studio上できれいに収まっていた枠でも、移管先のレイアウトでは高さが足りなくなることがあります。

フォームをformrunに替えたら、これまでStudioに届いた回答もformrunにまとめて管理したい、と考える人もいるでしょう。手作業ですべて打ち直す必要はなく、所定の手順を踏めば回答データをformrun側へ移せますよ。Studioのダッシュボードからは、過去の回答内容を受信日時も含めてCSV形式で一括ダウンロードできます。ただ、StudioのCSVがそのままformrunに読み込める形になっているわけではなく、formrunの指定テンプレートに合わせて入れ直す作業が入ります。

実際の移行作業では、formrunのインポート手順に従って専用の入力テンプレートを取得しましょう。使用しているパソコンがWindowsならCSV形式、MacならTSV形式でファイルを保存し、Studioから落とした回答一覧の項目をテンプレートの列に合わせて並べ替えたうえでアップロードします。取り込んだ後は、回答ごとのカードが生成されているかを見てください。

ただし、注意しておきたい制約があります。formrunのインポート機能で取り込めるのは「回答データそのもの」に限られるという点です。フォームに並んでいた質問項目や選択肢、通知の設定などはインポートされないため、受け皿となる新しいフォーム自体はformrun側で最初から作成しておかなければなりません。埋め込みを替えただけで、過去の回答まで自動でformrunへ移ることはありません。

そもそも、過去の回答を全部移すべきかも考えておきたいところです。個人情報を扱う事業者には、使う必要がなくなった個人データを遅れずに消すよう努める義務があります。法令で保存期間が決まっているものは別ですが、何年も前の問い合わせまで新しいサービスへ持ち込む必要はないかもしれません。移す回答を絞れば、取り込みの手間も減りますね。

formrunやGoogleフォーム以外のツール、たとえばTayoriやHubSpotのフォームをStudioで使う場合も、同じような仕組みや手順で扱えるのでしょうか。TayoriやHubSpotを採用する場合も、Studioの内部にデータを抱え込まず外部サービスへ直接届けるという点では同じです。ただ、設置のときに要る設定はサービスごとに違うため、手順はそれぞれのヘルプに沿って進めます。Tayoriを使っている場合も、管理画面の埋め込み設定とヘルプを見ながら、設置先URLの登録が要るかを確かめてください。

HubSpotのフォームは、StudioのEmbedボックスに埋め込めます。送られた内容はHubSpotのアカウントに同期され、HubSpotの管理画面で扱う形になります。サイトに表示される場所はStudioのページでも、回答を管理する場所はHubSpotです。設置したあとは公開サイトからテスト送信を行い、HubSpotの管理画面側に正しくデータが反映されるか確かめます。

HubSpotで特に気をつけたいのが、ドメインの登録です。外部サイトにフォームを埋め込むときは、サイトのドメインをトラッキング設定に追加しておきます。追加していないドメインから送られた回答はスパムとして分類されてしまうので、Studioから別のサービスへ移管してドメインが変わる場合は、移管の作業リストに入れておいてください。設定の場所はHubSpotの外部サイト設置ガイドで確認できます。日本語ページは自動翻訳なので、画面の名前が少しずれて見えるかもしれません。

ちなみに、こうしたクラウドの利用が個人データの第三者提供や委託に当たるかは、サービスを提供する会社が個人データを取り扱うことになっているかで決まります。TayoriやHubSpotがどちらに当たるかは契約や使い方によって変わるので、気になる場合は利用規約とあわせて社内の担当者と見ておくと話が早いでしょう。

外部のフォームをサイト内に埋め込むと、サイト全体のデザインと色や書体が合わず、そこだけ浮いて見えてしまうのではないかという懸念はよく聞かれます。自社の世界観を大切にしたいWeb担当者ほど、見た目の違和感は気になるところですね。

Googleフォームでは、テーマの色と背景色、ヘッダーの画像を変えられます。ヘッダーや質問文、入力テキストのフォントや文字サイズを個別に指定できるため、管理画面のプレビューで仕上がりを確かめながら整えられます。サイトのメインカラーと背景色を合わせるだけでも、埋め込んだときの違和感はかなり減りますよ。ただ、サイトのCSSや書体が自動で引き継がれるわけではないため、ぴったり同じ見た目にはなりません。

formrunでWebフォントやレイアウトをどこまで選べるかは、使うプランの管理画面で確かめてください。ただし、クリエイターフォームのFREEプランではformrunのロゴを消せません。ロゴが出るのを避けたいなら、プランの条件まで見て選んでください。

さらに自由度を求めるなら、formrunのコード型フォームを活用する道もあります。HTMLとCSSでフォームを組めるので、サイトと同じクラスやスタイルで作れます。サイト側でHTMLを書ける人がいるなら、この方法がいちばん見た目をそろえやすいでしょう。回答が届いたときのメール通知も設定でき、届いた回答はformrunの顧客管理機能で扱います。

見た目を調整した後は、Studioの埋め込みボックスに入れた状態でもう一度確かめます。formrun側でStudioサイトのURLを設定し、取得したリンクを埋め込みボックスに入れても、公開済みのサイトは更新をかけるまで表示が変わりません。調整のたびに更新して、公開ページで仕上がりを見てください。