Q.Studioのフォーム回答は、移行前にCSVなどでダウンロードしておくべきですか？

「CSVで落とせば全部残るのでは」と考えがちですが、Studioには回答を外に出す方法がいくつかあり、方法ごとに残る範囲が違います。

Studioのフォーム回答は、回答一覧画面右上の3点メニューからCSV形式ですべてダウンロードできます。手作業で1件ずつコピーする必要はなく、一覧に表示されているデータを一括でファイル化できますね。ただし、プランの閲覧上限を超えて届いた回答は、このCSVには出てきません。

過去の回答を一括で取り出すだけでなく、今後の回答を自動で蓄積させたい場合は外部連携が役立ちます。フォームダッシュボードで対象フォームの設定を開き、外部連携アイコンからアクセスを許可すると、専用のシートが作られます。以降の回答はシートに自動で書き込まれ、上限を超えた回答もシート側なら確認できますね。一方で、連携前に届いた回答はシートに追加されません。過去データはCSVダウンロードで手元に残し、移行作業中の新規受付はシート連携で拾うといった使い分けが欠かせません。

さらに、フォーム回答を受け取った際に指定のアドレスへ通知メールを送信する機能もあります。通知メールは1日500件まで送信可能です。手軽なバックアップ手段に見えますが、プランの閲覧上限を超えた回答についてはメール本文に内容が表示されない仕組みになっています。メールボックスだけで全回答を保管するのは無理がありますね。

もうひとつ、フォームにファイルが添付されていた場合、Googleスプレッドシート上では確認できず、Studioの回答詳細画面からダウンロードしなければなりません。ファイル付きの回答が多い場合は、管理画面から個別に添付ファイルを保存しておきましょう。

無料プランのまま運用しているサイトと上位の有料プランを契約しているサイトとでは、管理画面で確認できる回答の件数に大きな違いがありますね。管理画面で中身を見られる回答の数には、プランごとの閲覧上限があります。

この件数は累計の送信数ではなく、その時点でStudio内に保存されている回答の件数で判定されます。サイトの編集画面にあるライブプレビューから送信されたテスト回答は、このカウントに含まれません。

上限を超過した回答もStudio側には保存されていますが、ダッシュボード画面への表示、CSVファイルの出力、通知メールでの内容確認は一切行えなくなります。Freeプランのまま長く問い合わせを受けてきたサイトでは、CSVに出てこない回答が残っているかもしれません。なお、保存自体には1プロジェクトあたり1日5,000件という制限が別途存在します。

上限を超えて隠れてしまった回答を確認したいときは、対応策が2つあります。1つは不要になった回答を完全に削除して空き枠を作ること、もう1つはプランをアップグレードすることです。ゴミ箱へ移動させただけでは空き枠として認識されないため、完全削除の操作が必要です。対応を完了させると、送信日時の古い順から再び閲覧や出力ができるようになりますね。移行前にCSVを取るなら、上限を超えていないかを先に確かめ、そのあとで出力します。

CSVを取っても、どの範囲の回答が入っているのかを後から説明できなければ、移行後に困ります。ファイルとは別に、次のメモを残しておきましょう。

• フォームごとの名前と回答件数、最初と最後の回答日時
• 「フォームの結果をStudioに保存」の設定と、切り替えた時期
• 添付ファイルのあるフォームと、ダウンロード済みの件数
• 回答に個人データが入っているか、事業や団体の活動で使っていたか

Studioのフォーム回答はフォーム名ごとに集計されます。同一プロジェクト内に同じ名前のフォームがあると合算され、運用途中でフォーム名を変更した場合は変更の前後で別々のフォームとして扱われます。名前を変えた記憶があるときは、変更前後の集計を合わせて確認しておかなければ全体の数字を見誤ってしまいますね。回答一覧は日時の古い順・新しい順に並べ替えられるので、期間はそこで確かめられます。

保存設定も見ておきたいところです。Studioに保存しない設定だと、回答は通知先にだけ届き、ダッシュボードには残りません。

こうした記録は、事故が起きたときに役立ちます。2026年10月の不正アクセスでは、ゴミ箱に残っていた回答、ライブプレビューのテスト回答、上限超過で表示されなかった回答も、保存されていれば流出の可能性がある対象に含まれました。回答の保存設定を無効化していた期間の回答は対象外とされましたが、無効にする前に保存されたデータは対象です。2026年9月30日より前に完全削除したデータは対象外とされています。不正目的の漏えいには人数の下限がないため、件数が少なくても対象から外れるわけではありません。

これまでStudioで受け取ってきた過去の問い合わせ履歴を、新しく構築するWebサイトの管理システムへわざわざ流し込んで引き継ぐべきでしょうか。全部を新しいサイトへ持っていく必要はありません。すでに返信や対応が終わった過去の問い合わせは、サイトの管理画面で日常的に閲覧するものではないためです。今後その回答を使うかで、扱いを決めます。

個人データは、利用する必要がなくなったら遅滞なく消去するよう努めるものとされています。ただし、確認・記録の義務を果たすために保存する場合は例外です。また、英国ICOのガイダンスでは、個人データをオフラインで保管している場合であってもデータの処理に該当し、保管を続ける正当な理由が必要であると説明されています。場所を変えて保存するだけで責任が免除されるわけではありません。

対応中の問い合わせや見積もりの履歴など、まだ使う回答は手元に残します。逆に、何年も前の資料請求のように使い道のない回答は、持ち続ける理由が薄いでしょう。

CSVでは必要な回答だけを選んで出せず、すべての回答がまとめて出力されます。落としたファイルの中で、残す回答と消す回答を分けて保管してください。

ところで、通知先も、移行の前後で見直しておきます。Studioのフォームは、初期状態ではプロジェクト作成者のメールアドレスに通知が届きます。作成者が退職していたり、外部の制作会社だったりすると、移行の直前に届いた回答を誰も見ていなかった、ということも起こりますね。